Skrócony opis urządzeń z elektroniczną kopią wg przepisów z 28 listopada 2008 r.
Kasy oraz drukarki fiskalne z tzw. kopią elektroniczną wyposażone są w jedną stację mechanizmu drukującego, drukującą oryginały paragonów, raporty, itp. Kopia wszystkich wydruków zapisywana jest na elektronicznym nośniku danych. Nośnikiem tym w przypadku urządzeń Novitusa są karty SD. Czytnik tych kart znajduje się (zazwyczaj) obok mechanizmu drukującego i jest dostępny dla użytkownika kasy.
Podczas pracy kasy/drukarki elektroniczna kopia zapisywana jest w podręcznej pamięci urządzenia – istnieje więc możliwość pracy urządzenia bez karty SD. Praca taka sygnalizowana jest przez kasę specjalnym komunikatem (np. mrugającą diodą). Przepisanie danych z pamięci podręcznej na kartę SD następuje wraz z wykonaniem raportu dobowego, po wcześniejszej weryfikacji poprawności danych zapisanych uprzednio na karcie SD, w stosunku do danych zapisanych w pamięci fiskalnej kasy. Każdy zapis na kartę SD opatrzony jest specjalnym podpisem elektronicznym, którego „odcisk” zapisywany jest w pamięci fiskalnej. Raport dobowy (wydruk) z urządzeń z elektroniczną kopią rozbudowany jest o dodatkowe dane (narastające liczniki sprzedaży w poszczególnych stawkach od początku działania kasy fiskalnej). Istnieje możliwość wydrukowania (w tradycyjny sposób) kopii każdego wydruku zarejestrowanego w podręcznej pamięci oraz na karcie SD.
Dane na karcie SD zapisywane są w sposób jawny, otwartym tekstem, istnieje więc możliwość przeglądania tych danych w standardowym komputerze z czytnikiem kart SD. Wraz z kasą dostarczany jest program komputerowy do odczytu, wyszukiwania oraz raportowania tych danych z karty SD. Jakakolwiek zmiana danych na karcie SD spowoduje zmianę sum kontrolnych danych i odrzucenie tej karty przez urządzenie fiskalne przy próbie wykonania raportu dobowego lub innej operacji. Użytkownik może na zewnętrznym urządzeniu (komputerze) zrobić kopię bezpieczeństwa kart SD – do chwili wprowadzenia przez kasę nowych zapisów będą one traktowane równo ważnie.
Aby zakończyć pracę na używanej aktualnie karcie pamięci (np. ze względu na niewielką ilość miejsca, lub chęci zabezpieczenia zapisanych na niej danych) należy wykonać procedurę zamknięcia karty pamięci. Następnie należy wykonać procedurę otwarcia nowej karty pamięci. Zostaną na niej zapisane dane z zakończenia poprzedniej karty pamięci. W przypadku uszkodzenia lub zaginięcia aktualnie używanej karty pamięci kopii elektronicznej, należy włożyć nowy nośnik i przeprowadzić procedurę otwarcia nowej karty pamięci - z pamięci fiskalnej kasy zostaną na nią odtworzone dane narastające o obrotach i pojawi się na niej informacja, iż poprzednia karta nie została zamknięta właściwą procedurą. W zależności od ilości wystawianych paragonów pamięć kopii elektronicznej może wystarczyć na okres od 6 miesięcy do nawet 5 lat. Karta pamięci o pojemności 2GB może pomieścić około jednego miliona paragonów 30-stoliniowych (paragon ze sprzedażą ok. 8 pozycji). Jednak im więcej danych zapisanych na karcie pamięci, tym dłużej trwa ich weryfikacja przed zapisem raportu dobowego. Zalecana jest praca urządzeń z włożoną kartą, wówczas, podczas prowadzonej sprzedaży następuje weryfikacja zapisanych danych „w tle”, co skutkuje natychmiastowym wykonaniem raportu dobowego bez oczekiwania na weryfikację. Weryfikacja dużej ilości danych w skrajnych przypadkach może trwać nawet 2 godziny.
Uszkodzenie pamięci podręcznej (reset, przekłamanie) przed zapisaniem kopii wydruków na kartę kopii elektronicznej powoduje utratę danych z utargu od ostatniego raportu dobowego. W tradycyjnych kasach była możliwość „odtworzenia” danych o sprzedaży z rolek papierowych. W przypadku urządzeń z kopią elektroniczną produkcji Novitusa dane te mogą być odtworzone ze specjalnej wewnętrznej pamięci (backup-u). Również dane zapisane na karcie SD, które uległy uszkodzeniu mogą być naprawione przez program urządzenia. W przypadku utraty danych bez możliwości ich odtworzenia Rozporządzenie Ministra Finansów nakazuje uruchomienie następującej procedury: wezwanie serwisanta, sporządzenie protokołu ze zdarzenia, wysłanie protokołu z określeniem powodu awarii do producenta. Producent prowadzi rejestr wszystkich takich zdarzeń i z danymi dotyczącymi danego modelu urządzenia przesyła protokół do właściwego dla podatnika Urzędu Skarbowego.
Sam czytnik kart SD zabezpieczony jest specjalną nakładką, którą za pomocą wkrętu (z możliwością własnego plombowania) można przykręcić do obudowy urządzenia, co dodatkowo zabezpieczy przed kradzieżą, lub nieautoryzowanym wyjęciem przez kasjera.
Urządzenia Novitus umożliwiają zaawansowane zabezpieczanie karty hasłem użytkownika, tak że karta będzie niewidoczna w innych komputerach PC czy urządzeniach, bez podania tego hasła. Możliwość użycia takiego hasła sprawia, że skradziona karta SD będzie bezużyteczna dla sprawcy kradzieży i nie dostarczy ona niepowołanym osobom danych z tego urządzenia. Właściciel urządzenia z elektroniczną kopią może założyć hasło na funkcje administracyjne związane z operacjami na karcie pamięci, może też zablokować pracę kasjera bez karty SD.
Wraz z urządzeniem użytkownik otrzymuje wygodny w użyciu program do importu danych Kopii E o nazwie NEArch, umożliwiający ich przeglądanie, raportowanie i archiwizację na zapisywalnych dyskach CD.
Drukarki fiskalne firmy Novitus z kopią elektroniczną:
drukarka fiskalna Delio Prime e
drukarka fiskalna Delio Apteka e
